Primeira viagem a trabalho? Tudo o que você precisa saber
Entenda quais são os direitos e as responsabilidades do trabalhador nessas situações
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Em muitas empresas, as viagens corporativas fazem parte da rotina do trabalhador. São ocasiões em que é necessário visitar clientes, participar de convenções e eventos ou fechar um negócio. Mesmo com a facilidade proporcionada pelos recursos online, esse tipo de contato presencial ainda é fundamental para vários setores.
No entanto, esse assunto ainda gera dúvidas em alguns funcionários. Afinal, o que ele pode ou não pode fazer nas viagens? O que a empresa oferece para ele além de seguro viagem corporativo? Como é feito o reembolso dos gastos da viagem? No texto abaixo, entenda melhor esse assunto.
Quais são os direitos do trabalhador que viaja?
Quem se encontra nessa posição, sobretudo quem não está acostumado, tem várias dúvidas sobre os direitos e as permissões nessas ocasiões. Uma delas é sobre a remuneração extraordinária, ou hora extra e adicional, referente à viagem a trabalho.
Não há muita clareza nas leis trabalhistas quanto ao pagamento de horas extras no caso de viagem a trabalho. Para a CLT, a hora extra deve ser paga em todo trabalho feito fora da jornada acordada no contrato entre empregado e empregador. Normalmente, a carga horária do funcionário é de 8 horas por dia e 44 horas semanais, mas pode variar a duração e os horários de acordo com a função do empregado.
Assim, quando o funcionário trabalhar mais do que foi estabelecido, ele tem direito a um adicional de 50% em cima da hora trabalhada em dias comuns. Esse adicional é de 100% caso o trabalho aconteça em feriados ou fins de semana.
Para o pagamento de horas extras, há de se notar se o empregado tem o registro de horas trabalhadas ou não. No primeiro caso, ocorre o controle da carga horária do trabalhador por meio de ponto eletrônico. Assim, se for constatado que ele viajou fora do horário de trabalho, existe a obrigatoriedade do pagamento das horas extras. Agora, no caso dos empregados que trabalham sem o registro de horas, não existe essa obrigação, uma vez que não há como comprovar as horas trabalhadas a mais.
Quais despesas são reembolsáveis?
Outro direito do trabalhador é que as empresas são obrigadas, em algumas situações, a ressarcir os valores gastos na viagem que estejam relacionados ao trabalho. Para evitar problemas, a gestão deve deixar claro com o funcionário que irá viajar quais são as despesas reembolsáveis e quais não serão ressarcidas.
As despesas reembolsáveis costumam incluir as necessidades básicas ligadas aos compromissos profissionais para que o trabalhador cumpra o objetivo da viagem. Elas incluem questões de bem-estar, segurança e comodidade do funcionário, como deslocamento até chegar ao destino, inscrição em eventos e cursos, seguro de viagem, alimentação e hospedagem. Porém, o trabalhador precisa lembrar que todas essas despesas devem ser comprovadas com nota fiscal.
Já entre as despesas não reembolsáveis, os critérios para classificar quais são elas variam de acordo com a empresa. Elas geralmente são referentes aos gastos feitos pelo funcionário para benefício próprio, como presentes e outras compras pessoais, combustível gasto para locais fora da rota de trabalho, eventuais multas de trânsito, taxa por perdas de voos, diversão nos horários livres e despesas adicionais no quarto de hotel.
Como é feito o pagamento de valores reembolsáveis?
Com a última Reforma Trabalhista, ficou estabelecido que o reembolso do funcionário deve ser acordado entre empregador e empregado antes da realização da viagem. Existem quatro formas mais comuns de acontecer esse reembolso.
A primeira delas é o pagamento prévio. Nele, a empresa paga o valor que será gasto na viagem antes de o funcionário viajar. Geralmente, utiliza-se esse montante para comprar as passagens e efetuar a hospedagem no hotel. A segunda opção é estabelecer valores diários para gastar, que consiste em definir valores predeterminados para cobrir os custos. Porém, é preciso muito planejamento para evitar imprecisão nos gastos.
A terceira possibilidade é o adiantamento ao funcionário, no qual se faz uma previsão dos gastos e um adiantamento ao trabalhador. Com isso, assim que voltar de viagem, ele deve apresentar os comprovantes do que foi gasto. Se o valor da despesa for maior do que o planejado, acontece uma solicitação para reembolso de custos ou uma devolução da quantia não utilizada.
Por fim, há a política de reembolso, que é a mais comum. Basicamente, trata-se de uma política interna da organização, que define como acontecerá o reembolso e quais regras o funcionário deve seguir. É a opção ideal para empresas na qual as viagens a trabalho fazem parte da rotina.
